Gerade im Arbeitsrecht finden sich vielfach gesetzliche Regelungen, die festlegen, dass für bestimmte Verträge oder andere rechtliche Maßnahmen die gesetzliche Schriftform zu wahren ist. Z. B. gilt dies beim Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages (§ 14 TzBfG) oder bei einer Kündigung (§ 623 BGB). Was aber heißt Schriftform? Zunächst wird eine eigenhändige Namensunterschrift oder ein notariell beglaubigtes Handzeichen auf derselben Urkunde/demselben Schriftstück verlangt. Damit ist ein Aufwand verbunden. Dieser Aufwand soll vor schnellen Entscheidungen oder Übereilung schützen.
Wird dagegen eine Textform verlangt, ist der Aufwand deutlich geringer. So ist z. B. beim Betriebsübergang erforderlich, dass der bisherige Arbeitgeber oder der neue Inhaber die von dem Übergang betroffenen Arbeitnehmer vor dem Übergang des Betriebs in Textform zu unterrichten hat, über Zeitpunkt, Grund des Übergangs, rechtliche, wirtschaftliche und soziale Folgen des Übergangs und die hinsichtlich der Arbeitnehmer in Aussicht genommenen Maßnahmen (vgl. § 613 a Abs. 5 BGB). Die Textform bedeutet insoweit, dass lediglich eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden muss, in der die Person des Erklärenden genannt wird. Unter einem dauerhaften Datenträger ist jedes Medium zu verstehen, dass es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass Sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist. Das Medium muss geeignet sein, die Erklärung unverändert wiederzugeben. Die elektronische Form, wie sie in § 126a BGB vorgesehen ist, verlangt neben der Wiedergabe des Namens auch eine qualifizierte elektronische Signatur. Allein die eingescannte Unterschrift reicht nicht aus.
In den meisten Betrieben erfolgt die betriebliche Kommunikation digitalisiert. Mit dem vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (4. Bürokratieentlastungsgesetz - BEG IV), der am 01.01.2025 in Kraft getreten ist, hat die Bundesregierung auch im Arbeitsrecht Erleichterungen durch den Wegfall des gesetzlichen Schriftformerfordernisses veranlasst wie folgt:
► Im Nachweisgesetz bleibt das Schriftformerfordernis als Grundsatz erhalten. Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen oder ihrer Änderungen kann aber durch einen Nachweis in Textform ersetzt werden. Es gelten zwei Ausnahmen: der Arbeitgeber muss auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform erteilen. Das Schriftformerfordernis ist außerdem in Bezug auf Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich nach § 2a Abs. 1 Schwarz- ArBG tätig sind, aber weiterhin einzuhalten.
► Bei der Arbeitnehmerüberlassung kann der Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher in Zukunft in Textform geschlossen werden.
► Vereinbarungen über Altersgrenzen (z. B. dass das Arbeitsverhältnis mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze endet, bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform.
► Die Inanspruchnahme von Pflege- bzw. Familienpflegezeit kann zukünftig in Textform erfolgen.
► Eine Zeugniserteilung soll zukünftig in elektronischer Form möglich seien. Dabei ist zu beachten dass die elektronische Form nach § 126a BGB voraussetzt, dass der Arbeitgeber dem Zeugnis seinen Namen hinzufügen kann und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.
Bitte beachten: Erst ab dem 1. Mai 2025 wird es möglich sein, Elternzeit (nach § 16 Abs. 1 BEEG) durch eine Erklärung in Textform in Anspruch zu nehmen.